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7 de febrero de 2012

COMPRAS POR CATÁLOGO ELECTRÓNICO


¿QUÉ ES LA CONSULTORÍA?

DISPOSICIONES COMUNES A TODOS LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN PÚBLICA

Antes de iniciar un proceso de contratación, el área requirente deberá verificar  que se cuente con los siguientes requisitos para ser enviados a la máxima autoridad:
  1. Que la contratación se encuentre prevista en el PAC.
  2. Que se cuente con estudios previos, diseños completos, definitivos y actualizados, planos y cálculos, y especificaciones técnicas, vinculadas al PAC, los que deberán ser elaborados o recibidos y aprobados por el máximo responsable del área requirente.
  3. Que se cuente con el presupuesto referencial, y con la correspondiente certificación presupuestaria.
  4. Que se cuente con los pliegos elaborados.
Plan Anual de Contrataciones (PAC).-  Según el artículo 22 de la Ley, que habla del Plan Anual de Contratación.-“Las Entidades Contratantes, para cumplir con los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo, sus objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto correspondiente, de conformidad a la planificación plurianual de la Institución, asociados al Plan Nacional de Desarrollo y a los presupuestos del Estado.
El Plan será publicado obligatoriamente en la página Web de la Entidad Contratante dentro de los quince (15) días del mes de enero de cada año e interoperará con el portal COMPRASPUBLICAS. De existir reformas al Plan Anual de Contratación, éstas serán publicadas siguiendo los mismos mecanismos previstos en este inciso”.
La máxima autoridad de cada entidad contratante será la responsable de la elaboración y aprobación  del Plan Anual de Contrataciones. En el PAC deben constar todos los bienes que se han de comprar, obras que se han de ejecutar  y servicios que se han de contratar durante ese año, según las necesidades y metas institucionales que cada entidad se haya planteado. 
Las obras, bienes o servicios que consten en el PAC deberán ejecutarse en la oportunidad establecida en el mismo, previa la disponibilidad presupuestaria.  Esta ejecución podrá ser modificada de forma motivada si las circunstancias así obligan.  Los formatos de elaboración del PAC serán publicados  en el portal www.compraspublicas.gov.ec, y deberá contener esta información:  a) Las contrataciones que se realizarán en el año; b) Los objetos y alcances que contiene el Plan para cada contratación; c) El presupuesto estimativo de las obras, bienes o servicios que se requiere contratar; y, d) El cronograma de ejecución del Plan.
1.  Elaboración.- Para elaborar el PAC, los responsables de cada área de la entidad contratante deberán entregar sus requerimientos respectivos hasta finales del mes de Septiembre del año anterior al de su aprobación.  En estos requerimientos deberán hacerse constar necesariamente lo siguiente: a. Las contrataciones que van a realizar en el año fiscal con la fecha tentativa en que se han de cubrir las necesidades, bel objeto y alcance de la contrataciones; y, c. El presupuesto estimativo de las obras, bienes y servicios incluidos los de consultoría que se va a contratar.
Una vez aprobado por la máxima autoridad de la entidad contratante el PAC será publicado en el portal www.compraspublicas.gob.ec y en la página web de la institución.
2.  Reforma.-  Según el inciso segundo del art. 25 del Reglamento General a la LOSNCP para que se reforme el PAC es necesario una resolución motivada de la máxima autoridad de la entidad, en la que conste la necesidad de dicha reforma.
La resolución motivada y la reforma del PAC serán publicadas en el portal www.compraspublicas.gob.ec  y en la página web de la institución.
3.  Certificación Presupuestaria.- Los Departamentos Financieros de las entidades contratantes serán responsables de certificar la disponibilidad de fondos y la existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir las obligaciones económicas que se deriven de las contratos previstos en el PAC.  La certificación presupuestaria es indispensable para el inicio de todo procedimiento de contratación y podrá ser emitida de forma electrónica.

Pago.-  Los responsables de solicitar el pago, según corresponda, son los administradores del contrato.
El  pago estará a cargo de la Gerencia Financiera, que verificará previamente la entrega de los documentos correspondientes que avalen dicho pago. 
4.  Estudios de desagregación Tecnológica.-  Conforme al art. 9 del Instructivo de la C.N.T. S.A., en caso de Licitación par la construcción de obras, el autorizador de la adquisición que corresponda, deberá tomar en cuenta previamente, la aprobación de los estudios, el análisis de desagregación tecnológica, sobre la base de los formatos expedidos por el INCOP que estarán disponibles en el portal www.compraspublics.gov.ec.
Los pliegos deberán contener la siguiente información:
a)    Características técnicas del objeto de contratación; y de sus componentes, de ser el caso;
b)    Determinación de la capacidad de oferta del sistema productivo nacional frente a los requerimientos técnicos y de oportunidad del objeto de contratación, tomando como referencia la información constante en el RUP;  
c)    Recomendaciones de la desagregación tecnológica, mencionando las obras, bienes y servicios mínimos que podrían ser contratados con proveedores nacionales. Esta información deberá ser convalidada por el INCP, vía electrónica y en un plazo máximo de 48 horas calendario. De no existir pronunciamiento en dicho plazo por parte del INCP se entenderá que no existe observación alguna; y,  
d)    El formato con la información que antecede será parte de los Pliegos de la licitación.
5.  Compras por inclusión.- En los procedimientos de cotización, el autorizador de la adquisición que corresponda, deberá verificar que se cuente previamente con el estudio de compra de inclusión, que según el art. 27 del Reglamento a la LOSNCP vigente hasta mayo del 2009, es una  figura creada  con el objeto de promover la participación local de artesanos, de micro y pequeñas empresas, sobre la base de los formatos expedidos por el INCOP, los mismos que deberán contener esta información:
a)    Características técnicas del objeto de contratación;
b) Determinación de la capacidad de oferta del sistema productivo nacional frente a los requerimientos técnicos y de oportunidad del objeto de contratación;
c)  Recomendaciones de la compra de inclusión, mencionando las obras, bienes y servicios mínimos que podrían ser contratados con proveedores locales, provinciales y nacionales, en ese orden. Esta información será de responsabilidad de la entidad contratante; y,
d)   El formato con la información que antecede será parte de los Pliegos de la cotización.
El INCOP será responsable de que los Pliegos contendrán criterios de valoración que incentiven y promuevan la participación local y nacional, mediante un margen de preferencia, que deberá constar en el portal www.compraspublicas.gov.ec, para los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos la consultoría, de origen local y nacional, de acuerdo a los parámetros determinados anualmente por el Ministerio de Industrias y Competitividad.

6.-  Compromiso y acuerdos de asociación.- Los oferentes inscritos en el RUP, sean personas naturales o jurídicas, podrán presentar sus ofertas individualmente, asociadas, o con compromiso de asociación o consorcio en el caso de ser adjudicatarias, siendo así, deben presentar este compromiso en un instrumento público.  Sin embargo a la fecha en que se suscribe el contrato la asociación debe estar plenamente legalizada, caso contrario los oferentes podrán ser declarados como adjudicatarios fallidos, constituyéndose este acuerdo de asociación en un documento habilitante del contrato.
Conforme establece el art. 30 del RGLOSNCP vigente hasta mayo del 2009, el acuerdo de asociación deberá contener al menos los siguientes requisitos:
a) Calidades de los asociados, incluido domicilio y lugar para recibir notificaciones y capacidad de las partes; 
b) Designación de los representantes, con poder o representación suficiente para actuar durante la fase de estudio de ofertas, de formalización, de ejecución contractual y para trámites de pago; 
c) Detalle de los aportes de cada uno de los miembros, sea en recursos económicos o bienes intangibles, como experiencia y de los compromisos y obligaciones que asumiría en fase de ejecución contractual; 
d) El porcentaje de la participación de cada uno de los asociados; 
e) Determinación de la responsabilidad solidaria e indivisible de los asociados para el cumplimiento de todas y cada una de las responsabilidades y obligaciones emanadas del contrato, con renuncia a los beneficios de orden y exclusión; y, 
f) Plazo del acuerdo que deberá cubrir la totalidad del plazo contractual y noventa días adicionales; 
En el art. 56 del Reglamento a la LOSNCP actualmente vigente, también se contempla la contratación preferente e inclusión (tipo de proveedor y localidad), de acuerdo a lo que establece los Arts. 50 y 52 de la Ley.

7.- Los pliegos.- Los pliegos y demás los modelos y formatos de documentos pre contractuales, y la documentación mínima requerida para la realización de un procedimiento precontractual y contractual, que serán elaborados aprobados mediante resolución y oficializados por el Instituto Nacional de Contratación Pública serán de utilización obligatoria.  Para este efecto el INCOP  podrá contar con la asesoría de la Procuraduría General del Estado y de la Contraloría General del Estado.

1.           Contenido de los pliegos.-  Los pliegos contendrán toda la información requerida para tramitar un proceso de contratación de ejecución de obras, adquisición de bienes o prestación de servicios, incluidos los de consultoría; especialmente la información técnica, económica y legal, como planos, estudios, especificaciones técnicas, términos de referencia, condiciones contractuales, criterios de valoración de las ofertas a presentarse y otros que determine la Ley y el Reglamento.
Los pliegos en todos los procedimientos de contratación para ser aprobados deberán contener todos los fundamentos, respaldos, validaciones y firmas de responsabilidad de las áreas que intervinieron en su elaboración. 
2.            Gratuidad y publicidad de los pliegos.-  Los pliegos serán publicados en el portal www.compraspublicas.gob.ec, con lo cual se garantizará la gratuidad de los mismos.  Solamente el oferente adjudicado, el momento que sea notificado con la adjudicación deberá cancelar un monto establecido de acuerdo con el número de hojas que formen los pliegos, monto que cubrirán los costos del levantamiento del texto, la reproducción y la edición.
3.            Preguntas, aclaraciones y convalidación de errores.-   En los pliegos se debe establecer plazos y procedimientos para que los oferentes pueden hacer preguntas o pedir aclaraciones, así como también el tiempo para la correspondiente contestación. Todo esto se lo hará a través del portal.
Del mismo modo se deberá establecer en los pliegos la posibilidad de convalidar errores de forma que contenga la oferta, es decir, esta convalidación se la puede hacer solo a pedido de la entidad contratante y dentro de 48 horas siguientes a la notificación.
Se pueden considerar errores de forma a aquellos que no alteran el contenido sustancial de la oferta, es decir, errores tipográficos, de certificación, de foliado o sumilla.
8.- Adjudicación, declaratoria de desierto y cancelación de procedimientos.-   Según el artículo 32 de la Ley de la materia, la .máxima autoridad de la Institución de acuerdo con el tipo de proceso contractual, adjudicará el contrato, al oferente cuya propuesta represente el mejor costo en obras, bienes normalizados y no normalizados, o en servicios de consultoría, según los términos definidos en los numerales 17, 18 y 19 del artículo 6   de la  Ley; y, a los parámetros objetivos de evaluación previstos en cada procedimiento.
1.     Criterios para la Adjudicación.- La adjudicación se realizará de acuerdo con los siguientes criterios, determinados en la misma LOSNCP:
a.            Bienes o  servicios normalizados.-  A aquella oferta que cumpliendo con todos los requerimientos exigidos en los pliegos, tenga el precio más bajo.
b.           Obras, bienes o servicios no normalizados.-  A aquella oferta que brinde a la entidad las mejores condiciones en los aspectos técnicos, económicos y legales presentes y futuros, sin que el precio más bajo sea el único parámetro de selección, sino aquellos que se hayan determinado en los pliegos.
c.            Consultoría.-  A aquella oferta que ofrezca el mejor costo, aplicando el criterio de Calidad y Costo, realizando la ponderación determinada en los pliegos, sin que, el costo tenga un porcentaje de incidencia superior al veinte por ciento.
2.     Declaratoria de desierto y cancelación.-   Los funcionarios que tengan el poder suficiente para adjudicar los contratos podrán declarar desierto o cancelar el procedimiento siempre que se cumplan los presupuestos jurídicos establecidos en los artículos 33 y 34 de la LOSNCP, respectivamente.
La declaratoria de desierto se la hará:
a.            Por no haberse presentado oferta alguna. En este punto existe una contradicción con el art. 48 del Reglamento a la LOSNCP, que, al referirse a la subasta inversa,  afirma en su numeral 1., que se declarará desierto un proceso cuando se haya presentado una sola oferta,
b.           Por  haber  sido  inhabilitadas   las  ofertas   presentadas por incumplimiento de las condiciones o requerimientos establecidos en los Pliegos;
c.            Por no celebrarse el contrato por causas imputables al adjudicatario, siempre que no sea posible adjudicar el contrato a otro oferente; y,
d.           Por considerarse inconvenientes para los intereses de la institución todas las ofertas o la única presentada. La declaratoria de inconveniencia deberá estar sustentada en razones económicas, técnicas o jurídicas.
La cancelación se la realizará cuando:
a.            Ya no persista la necesidad, en cuyo caso se archivará el expediente;
b.           Sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto de la contratación; en cuyo caso se deberá convocar a un nuevo procedimiento; y,
c.            Por violación sustancial de un procedimiento precontractual
9.- Suscripción de los Contratos:
Los contratos que por su naturaleza o por mandato legal deban  formalizarse mediante escritura pública deberán ser suscritos dentro del término de 15 días posteriores a la notificación con la adjudicación.  Los contratos que sean iguales o superiores al monto establecido para la Licitación deberán protocolizarse en una Notaría Pública.
Los contratos realizados mediante catálogo electrónica se formalizarán con la orden de compra  el acta de entrega.
Las contrataciones de menor cuantía se instrumentarán con la factura correspondiente, aunque las partes pueden suscribir documentos que contengan las obligaciones que asumen las partes con el contrato.
Para los demás contratos se requiere que se suscriba un documento simple no mediante escritura pública.
No se podrá suscribir un contrato si el contratista no presenta las garantías correspondientes.
No se podrá iniciar la ejecución de algún contrato si no se ha suscrito o formalizado el contrato mediante los instrumentos ya señalados.